Vorsicht bei Verhandlungsprotokollen !!

Führen Auftraggeber und Auftragnehmer eine Besprechung durch und werden die getroffenen Absprachen in einem Protokoll von einer Partei festgehalten, dann hat die andere Vertragspartei unverzüglich einem möglicherweise unzutreffenden Inhalt des Protokolls nach Erhalt zu widersprechen, wenn sie nicht an diese unzutreffenden Feststellungen im Protokoll gebunden sein will.

Der BGH hat nämlich jetzt mit Urteil vom 27.01.2011 (AZ: VII ZR 186/09) entschieden, dass die Grundsätze eines „kaufmännischen Bestätigungsschreibens“ auch auf erstellte Verhandlungsprotokolle anzuwenden sind. Selbst wenn ein solches Protokoll erst nach dem Vertragsschluss erstellt und übermittelt würde, seien nach der Entscheidung des BGH die Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens – zumindest entsprechend – anzuwenden. Dies bedeutet, dass ein Schweigen auf ein solches kaufmännisches Bestätigungsschreiben als Zustimmung zu werten ist. Der Empfänger eines solchen kaufmännischen Bestätigungsschreibens, der auf ein entsprechendes Protokoll geschwiegen hat, ist daher – sofern er Vollkaufmann ist – an diese im Protokoll festgehaltenen Vereinbarungen gebunden. Will er eine Bindungswirkung vermeiden, so hat er unverzüglich diesem Protokoll zu widersprechen.

In der Praxis kann daher nur empfohlen werden, auf die Protokollierung und die Kontrolle erstellter Protokolle größte Sorgfalt zu verwenden. Widersprüche müssen der jeweils anderen Seite unverzüglich – also ohne schuldhaftes Zögern – schriftlich mitgeteilt werden.

Autor: Rechtsanwalt Dr. jur. Jörg Zeller | Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH)
Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht
Dipl.-Wirtsch.-Ing. (FH)
Zertifizierter Sachverständiger für Grundstücks-und Immobilienbewertungen
Partner der Rechtsanwälte Neuhaus Massenkeil Zeller & Partner, Koblenz